Năm học mới 2015 – 2016, Trường CĐSP Quảng Trị chính thức áp dụng cổng thông tin điều hành nội bộ http://www.qtttc.edu.vn để điều hành công việc nhằm nâng cao hiệu suất công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm.

HƯỚNG TỚI SỰ HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 

NGUYỄN HỒNG HÀ

TRƯỜNG CĐSP QUẢNG TRỊ 

Ngày 22/5/2012, Thủ tướng Chính Phủ đã ban hành Chỉ thị số 15/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Theo đó, Chủ tịch UBND Tỉnh Quảng Trị đã ban hành Quyết định số 1386/QĐ-UBND v/v ban hành quy định về "Phân phối, tiếp nhận văn bản đến và văn bản ban hành qua mạng máy tính trong nội bộ của các Sở, Ban ngành, UBND các huyện, thành phố, thị xã tỉnh Quảng Trị".

Năm học mới 2015 – 2016, Trường CĐSP Quảng Trị chính thức áp dụng cổng thông tin điều hành nội bộ http://www.qtttc.edu.vn  để điều hành công việc nhằm nâng cao hiệu suất công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm…

Hướng tới sự hiệu quả trong việc thực hiện chủ trương này, chúng ta hãy cùng bàn về:

     1-   Ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử:

Cũng giống như văn bản giấy, văn bản điện tử chứa đựng thông tin đa dạng, phong phú. Sự chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử. Đây chính là ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử so với văn bản giấy truyền thống. Với sự ra đời của internet, mạng nội bộ, chỉ trong vài giây, chúng ta có thể chuyển được văn bản điện tử đến bất kỳ nơn nào kết nối mạng mà không cần phải rời khỏi bàn làm việc và màn hình máy tính. Khả năng chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời ngay lập tức của thông tin cũng như của việc xử lý văn bản, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hiệu quả công việc.

Khi sử dụng hệ thống trao đổi văn bản điện tử, toàn bộ cơ quan, đơn vị được đặt trong môi trường thông tin chung, nhiều người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống. Điều này bảo đảm sự thống nhất trong quá trình xử lý công việc.

Ngoài ra, khi sử dụng văn bản điện tử tính kịp thời, liên tục, sẵn sàng trong mọi hoàn cảnh, tình huống, vào bất cứ thời gian nào, chỉ cần có kết nối mạng, người sử dụng có thể tiếp cận được thông tin và sử dụng có hiệu quả văn bản điện tử. Điều này đảm bảo tính thông suốt trong hoạt động hành chính.

Sử dụng văn bản điện tử còn tiết kiệm được chi phí về in ấn, cước phí vận chuyển so với văn bản giấy. Và cũng đơn giản hơn nhiều khi cần nhân bản hoặc loại bỏ những văn bản không còn giá trị sử dụng.

Nhờ những ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử nên ngày càng nhiều tổ chức, đơn vị, cá nhân sử dụng hình thức này để trao đổi thông tin. Vì thế, văn bản điện tử ngày càng có vai trò quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động nào của cơ quan, tổ chức trong và ngoài khu vực công.

     2-   Một số khó khăn, thách thức khi sử dụng văn bản điện tử:

Đó là sự phụ thuộc quá lớn vào máy móc, chương trình, phần mềm, đường tuyền internet… Văn bản điện tử là tài liệu đọc bằng máy, chúng tồn tại trong môi trường kỹ thuật số. Đối với văn bản giấy, thông tin luôn gắn liền với vật mang tin và là một thực thể thống nhất, còn văn bản điện tử không phụ thuộc vào vật mang tin và thông tin cùng một lúc có thể ở trên các vật mang tin khác nhau, điều này luôn tiềm ẩn những nguy cơ hủy hoại toàn bộ văn bản khi có sự trục trặc về kỹ thuật máy móc, sự xâm nhập của vius.

Tính pháp lý của của văn bản điện tử cũng là một thách thức lớn và cũng là một rào cản làm cho văn bản điện tử chưa thực sự trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế được toàn bộ hệ thống văn bản giấy.

Tính an toàn thông tin, sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin cũng trở thành một thách thức không nhỏ khi trao đổi và sử dụng văn bản điện tử.

Sự lỗi thời nhanh chóng của công nghệ, những thế hệ máy móc và chương trình phần mềm cũng nhanh chóng lỗi thời, sự không tương thích của các máy móc, thiết bị sẽ dẫn đến khó khăn, thậm chí là sự bất lực của con người khi không thể tiếp cận được thông tin mà mình mong muốn có được.

3- Giải pháp hướng tới hiệu quả trong công tác quản lý và trao đổi văn bản điện tử: 

Một là, tăng cường nhận thức của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và đồng thời thay đổi nhận thức của người dùng trong việc sử dụng văn bản điện tử thay thế dần văn bản giấy truyền thống.

Hai là, xây dựng quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử. Chú ý yếu tố tích hợp các phần mềm khác nhau, các tổ chức, đơn vị khác nhau để tận dụng tối đa ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử.

Ba là, người đứng đầu cơ quan, đơn vị cần kiên quyết và ban hành các quy định mang tính bắt buộc chung đối với cấp dưới về việc phải thực hiện trao đổi, xử lý, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị mình quản lý.

Bốn là, ban hành văn bản quy định chặt chẽ về chế độ bảo mật thông tin đảm bảo yếu tố an toàn của thông tin. Ngoài ra, cần quy định về chế độ khen thưởng, xử phạt, chế độ tài chính đặc thù đối với người sử dụng.

Năm là, tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới cho đội ngũ cán bộ viên chức về công tác quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nguồn tài liệu, văn bản điện tử trên môi trường mạng.

Sáu là, trang bị đầy đủ các thiết bị, máy móc hỗ trợ, đường truyền mạng, hạ tầng kỹ thuật nhằm đáp ứng kịp thời, liên tục, đảm bảo thông tin không bị gián đoạn trong bất kỳ tình huống nào.